Aufgrund von § 4 der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg und § 7 Abs. 3 des Landesarchivgesetzes hat der Gemeinderat der Gemeinde Pfronstetten am 28.03.2018 folgende Archivordnung als Satzung beschlossen:
1. Die Gemeinde Pfronstetten unterhält ein Gemeindearchiv.
2.
Das Gemeindearchiv hat die Aufgabe, alle in der
Verwaltung angefallenen Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr
ständig benötigt werden, zu überprüfen und solche von bleibendem Wert mit den
entsprechenden Amtsdrucksachen zu verwahren, zu erhalten, zu erschließen sowie
allgemein nutzbar zu machen.
Das Gemeindearchiv sammelt außerdem die für die Geschichte und Gegenwart der
Gemeinde Pfronstetten bedeutsamen Dokumentationsunterlagen und unterhält eine
Archivbibliothek. Es kann fremdes Archivgut aufnehmen.
3. Das Gemeindearchiv fördert die Erforschung und die Kenntnis der Orts- und Heimatgeschichte.
4. Die Gemeinde beauftragt eine Person innerhalb der Verwaltung, die für das Gemeindearchiv zuständig ist. Das Kreisarchiv Reutlingen weist die Person in ihre Aufgaben ein und steht für Auskünfte zur Verfügung.
5.
Das Kreisarchiv Reutlingen betreut das
Gemeindearchiv Pfronstetten in archivfachlicher Hinsicht, sofern die Gemeinde
selbst kein archivspezifisch ausgebildetes Fachpersonal beschäftigt.
Grundsätzliche Entscheidungen für das Gemeindearchiv, wie die räumliche
Unterbringung, Erschließungsmaßnahmen oder Ergänzungen des Archivbestands,
werden im Einvernehmen mit dem Kreisarchiv Reutlingen getroffen. Der Archivraum
dient ausschließlich zur sicheren Verwahrung von Archivgut.
1. Jeder, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, kann nach Maßgabe dieser Archivordnung das Gemeindearchiv benutzen, soweit sich aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivguts nichts Anderes ergibt.
2. Als Benutzung des Gemeindearchivs gelten
a) Auskunft und Beratung durch das Archivpersonal,
b) Einsichtnahme in die Findbücher und sonstigen Hilfsmittel,
c) Einsichtnahme in Archivgut
d) Einsicht in die Bestände der Archivbibliothek und Dokumentationsunterlagen.
1. Die Benutzung des Gemeindearchivs wird auf Antrag zugelassen, soweit Sperrfristen[1] nicht entgegenstehen.
2. Der Antragsteller hat sich auf Verlangen über seine Person auszuweisen und einen Benutzungsantrag zu stellen.
3. Die Benutzung des Gemeindearchivs ist einzuschränken oder zu versagen, soweit
a) Grund zur Annahme besteht, dass das Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würde,
b) Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Dritter entgegenstehen, oder
c) der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet würde oder
d) ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde oder
e) Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivguts entgegenstehen.
4. Die Benutzung kann auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn
a) das Wohl der Gemeinde Pfronstetten verletzt werden könnte,
b) der Antragsteller wiederholt oder schwerwiegend gegen die Archivordnung verstoßen hat oder ihm erteilte Auflagen nicht eingehalten hat,
c) der Ordnungszustand des Archivguts eine Benützung nicht zulässt,
d) Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist,
e) der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen erreicht werden kann.
5. Die Benutzungserlaubnis kann mit Nebenbestimmungen (z.B. Auflagen, Bedingungen, Befristungen) versehen werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn,
a) Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen oder
b) nachträgliche Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätte, oder
c) der Benutzer gegen die Archivordnung verstößt oder ihm erteilte Auflagen nicht einhält,
d) der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.
1. Das Archivgut kann nur an dem dafür zugewiesenen Ort (Benutzerraum) eingesehen werden. Es kann nicht außer Haus ausgeliehen werden.
2. Die Benutzer haben sich am Benutzungsort so zu verhalten, dass kein anderer behindert oder belästigt wird. Zum Schutz des Archivguts ist es insbesondere untersagt, am Benutzungsort zu rauchen, zu essen, zu trinken. Taschen, Mappen, Mäntel und dergleichen dürften an den Benutzungsort nicht mitgenommen werden.
3. Computer, Kameras, Diktiergeräte etc. dürfen nur mit vorheriger Zustimmung verwendet werden.
1. Der Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivguts kann beschränkt und die Bereithaltung zur Benutzung kann zeitlich begrenzt werden.
2. Archivgut ist sorgfältig zu behandeln und in gleicher Ordnung und in gleichem Zustand wie es vorgelegt wurde, spätestens am Ende der täglichen Benutzung wieder zurückzugeben. Es ist untersagt, Archivgut zu beschädigen oder zu verändern, insbesondere
a) Bemerkungen und Striche anzubringen,
b) verblasste Stellen nachzuziehen,
c) darauf zu radieren, es als Schreibunterlage zu verwenden oder Blätter herauszunehmen.
3. Bemerkt der Benutzer Schäden am Archivgut, so hat er sie unverzüglich dem Archivpersonal anzuzeigen.
4. In Ausnahmefällen kann Archivgut an andere hauptamtlich verwaltete Archive zur Benutzung und zu Ausstellungszwecken ausgeliehen werden.
5. Die vorstehenden Regelungen gelten entsprechend für die Archivbibliothek.
1. Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Archivguts sowie für die sonst bei der Benutzung des Gemeindearchivs verursachten Schäden. Dies gilt nicht, wenn er nachweist, dass ihn kein Verschulden trifft.
2. Die Gemeinde Pfronstetten haftet nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit bei der Vorlage von Archivgut und Reproduktionen zurückzuführen sind.
Der Benutzer hat bei der Auswertung des Archivguts die Rechte und schutzwürdigen Interessen der Gemeinde Pfronstetten, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Dritter und deren schutzwürdige Interessen zu wahren. Er hat die Gemeinde Pfronstetten von Ansprüchen Dritter freizustellen. Belegstellen sind anzugeben.
1. Der Benutzer ist verpflichtet, von einem Druckwerk im Sinne von § 2 Abs. 1 des Pflichtexemplargesetzes, das er unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Gemeindearchivs verfasst oder erstellt hat, nach Erscheinen des Druckwerks dem Stadtarchiv unaufgefordert ein Belegexemplar unentgeltlich abzuliefern.
2. Ist dem Benutzer die unentgeltliche Ablieferung eines Belegexemplars insbesondere wegen der niedrigen Auflage oder der hohen Kosten des Druckwerkes nicht zumutbar, kann er dem Gemeindearchiv entweder ein Exemplar des Druckwerkes zur Herstellung einer Vervielfältigung für einen angemessenen Zeitraum überlassen oder eine Entschädigung bis zur Höhe des halben Ladenpreises verlangen. Wenn ein Ladenpreis nicht besteht, kann der Benutzer eine Entschädigung bis zur Höhe der halben Herstellungskosten des Belegexemplars verlangen.
3. Absätze 1 und 2 gelten entsprechend für Veröffentlichungen des Benutzers in Sammelwerken oder Zeitschriften sowie für Schriftwerke, die nicht veröffentlicht sind.
4. Beruht das Druckwerk oder nichtveröffentlichte Schriftwerk nur zum Teil auf der Verwendung von Archivgut des Gemeindearchivs, hat der Benutzer die Drucklegung mit den genauen bibliographischen Angaben anzuzeigen und dem Gemeindearchiv eine Vervielfältigung der entsprechenden Seiten zu überlassen.
5. Ohne Zustimmung des Benutzers dürfen nichtveröffentlichte Schriftwerke vom Gemeindearchiv nur zur Erschließung von Archivgut verwendet werden; anderen Personen darf keine Einsicht in nichtveröffentlichte Schriftwerke gewährt werden. Absatz 5 findet keine Anwendung, wenn das Urheberrecht erloschen ist.
1. Die Fertigung von Reproduktionen und deren Publikation bedürfen der Zustimmung der Gemeinde Pfronstetten. Die Reproduktionen dürfen nur für den freigegebenen Zweck und unter Angabe der Belegstellen verwendet werden.
2. Von jeder Veröffentlichung einer Reproduktion ist dem Gemeindearchiv ein Belegexemplar kostenlos zu überlassen.
3. Die Herstellung von Reproduktionen fremder Archivalien bedarf der schriftlichen Zustimmung des Eigentümers.
1. Die Erhebung von Gebühren und Auslagen richtet sich nach der Verwaltungsgebührensatzung der Gemeinde Pfronstetten in der jeweiligen Fassung.
2. Bei der Benutzung des Gemeindearchivs für wissenschaftliche und ortsgeschichtliche Zwecke kann auf die Erhebung von Gebühren verzichtet werden.
Diese Archivordnung gilt auch für Archivgut anderer Stellen, soweit mit den abgebenden Stellen keine andere Vereinbarung getroffen wurde.
Diese Archivordnung tritt am Tage nach der öffentlichen Bekanntmachung in Kraft.
Pfronstetten, den 29.03.2018
gez. Reinhold Teufel
Bürgermeister
Eine etwaige Verletzung von Verfahrens- oder Formvorschriften der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg (GemO) oder von auf Grund der GemO erlassener Verfahrensvorschriften beim Zustandekommen dieser Satzung wird nach § 4 Abs. 4 GemO unbeachtlich, wenn sie nicht schriftlich innerhalb eines Jahres seit der Bekanntmachung dieser Satzung gegenüber der Gemeinde geltend gemacht worden ist; der Sachverhalt, der die Verletzung begründen soll, ist zu bezeichnen. Dies gilt nicht, wenn die Vorschriften über die Öffentlichkeit der Sitzung, die Genehmigung oder die Bekanntmachung der Satzung verletzt worden sind.
Die Archivordnung ist mit der Bekanntmachung im Mitteilungsblatt der Gemeinde Pfronstetten am 05.04.2018 in Kraft getreten.
[1] § 6 Abs. 2 bis 5 und Abs. 6 Satz 1 und 2, § 6a Abs. 2 des Landesarchivgesetzes, ferner §§ 8, 10 und 11 des Bundesarchivgesetzes